Zalion-Agenten machen die Arbeit, die im Einkauf aufschlägt, für die aber niemand in den Einkauf gegangen ist. Zalion ersetzt keine bestehenden Systeme wie SAP, Ariba, Coupa oder Ivalua. Unsere KI-Agenten arbeiten als zusätzliche Schicht auf Ihrer bestehenden Einkaufslandschaft und automatisieren die manuelle Klärarbeit zwischen den Systemen – etwa bei Auftragsbestätigungen, Angebotsprüfung und -verhandlung, RFQ-Prozessen oder der Bedarfserfassung (Guided Buying).

Für den Start heißt das: kein Systemwechsel, keine Migration, Ihre bestehende IT-Landschaft bleibt unangetastet. Mittelfristig entsteht daraus aber ein zweiter Effekt. Wenn ein wachsender Teil der eigentlichen Arbeit auf der Agentenschicht stattfindet, verlieren einzelne Speziallösungen ihre Berechtigung – und eine Konsolidierung Ihrer Systemlandschaft wird möglich. Notwendig ist sie nicht. Sie entscheiden, ob Sie diesen Hebel ziehen wollen.

Ihre Daten werden in der EU gehostet und verarbeitet (AWS, Region Frankfurt). Zalion ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Für einzelne spezialisierte Funktionen – etwa Authentifizierung oder technisches Monitoring – arbeiten wir mit Anbietern zusammen, die ihren Sitz außerhalb der EU haben. Diese sind durchgängig über Auftragsverarbeitungsverträge sowie geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO abgesichert: über das EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. über die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 3) inklusive ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Die vollständige Liste unserer Sub-Auftragsverarbeiter, unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sowie das Transfer Impact Assessment stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

In der Regel deutlich kürzer, als Sie erwarten würden. Für den Start reichen meist zwei Anbindungen: die Systeme, in denen Ihre Einkäufer ohnehin arbeiten – Microsoft Outlook und Microsoft Teams – sowie Ihr ERP- oder SRM-System.

Für die größten Plattformen verfügen wir über offizielle Integrationen. Wo verfügbar, nutzen wir schnelle Standard-Konnektoren; tiefere Integrationen erfolgen über dedizierte Konnektoren oder APIs. Ein typischer Pilot ist innerhalb von wenigen Tagen produktiv.

Das Pricing folgt einer einfachen Logik: Sie zahlen je eingesetztem Agenten-Modul (Intake, Sourcing, Verhandlung) und nach dem tatsächlich verarbeiteten Vorgangsvolumen – nicht nach der Anzahl Ihrer Nutzer. Ihre Einkäufer können Zalion also ohne Lizenzaufschlag pro Kopf nutzen.

So zahlen Sie nur für das, was tatsächlich automatisiert läuft. Das Modell wächst mit Ihrem Nutzungsgrad, nicht mit Ihrer Unternehmensgröße. Die konkrete Ausgestaltung stimmen wir gemeinsam auf Ihr Volumen und Ihre Anwendungsfälle ab.

Der Nutzen liegt auf zwei Ebenen:

Effizienz: Unsere Agenten übernehmen Aufgaben, die im Einkauf sonst liegen bleiben oder nur widerwillig gemacht werden – repetitive Klärarbeit bei Auftragsbestätigungen, Angeboten und Anfragen. Das spart Ihrem Team schlicht Zeit, die für strategische Aufgaben fehlt.

Effektivität: Gleichzeitig verbessern sich die Ergebnisse selbst – bessere Preise, bessere Konditionen und mehr erfolgreich abgeschlossene Verhandlungen, weil unsere Agenten konsequent verhandeln, vergleichen und nachfassen, wo menschliche Kapazität sonst an ihre Grenzen kommt.

Beide Effekte zusammen ergeben den Business Case: weniger manuelle Arbeit und gleichzeitig bessere Einkaufsergebnisse.

Das hängt davon ab, wo Sie stehen.

Ist das Problem bereits klar umrissen und der Anwendungsfall benannt, kann der direkte Rollout dieses ersten Anwendungsfalls sinnvoll sein – ohne Umweg über einen Pilot.

Befinden Sie sich noch in einer explorativen Phase, starten wir mit schnellen, gezielten Piloten: risikoarm, schnell messbar, meist innerhalb von Tagen live. Aus den Ergebnissen gehen wir dann in den Rollout, dessen Konditionen wir bereits im Pilotvertrag festlegen, damit Sie von Anfang an Planungssicherheit haben.

Welcher Pfad der richtige ist, identifizieren wir gerne gemeinsam mit Ihnen.

Genau diese Systeme sind die Grundlage, auf der Zalion aufsetzt. Sie leisten hervorragende Arbeit bei Transaktion, Katalog und Freigabe – sie sind das transaktionale Rückgrat Ihres Einkaufs.

Die eigentliche Arbeit entsteht aber in und um diese Systeme herum: Angebote interpretieren, E-Mails beantworten, Auftragsbestätigungen abgleichen, Freitext-Anfragen klären, Informationen aus einem System ins nächste tragen. Diese Aufgaben folgen keiner Systemgrenze – sie laufen quer über ERP, SRM, Mail und Chat, so wie Ihre Einkäufer eben arbeiten.

Unsere Agenten sind nativ genau dafür gebaut: komplexe menschliche Aufgaben über verschiedene Systeme hinweg zu erledigen. Anbieter einzelner Systeme haben daran naturgemäß entweder kein Interesse oder nicht die Technologie – ihr Fokus endet an der eigenen Systemgrenze. Genau dort setzt Zalion an.

Wir haben eine eigene Technologie entwickelt, die die Ergebnisse unserer Agenten systematisch überprüft und Halluzinationen ausschließt bzw. deutlich reduziert. Jede Angabe, die ein Agent macht, lässt sich dabei bis zur Quelle zurückverfolgen – Sie sehen jederzeit nachvollziehbar, woher eine Information stammt. Das macht die Ergebnisse unserer Agenten nicht nur zuverlässiger, sondern auch einfach überprüfbar, statt eine Black Box zu sein.

Wir leben in der Komplexität: Im direkten Einkauf sind wir für alle produzierenden Unternehmen mit einer dedizierten Einkaufsfunktion relevant, im indirekten Einkauf für praktisch jede Organisation ab 100 Mio. EUR Einkaufsvolumen – unabhängig von Branche oder ERP-Landschaft.

Unsere Kunden reichen vom gehobenen Mittelstand bis ins Enterprise-Segment – von wachsenden Industrieunternehmen bis zu Konzernen wie Mercedes-Benz. Je komplexer und heterogener Ihre Einkaufsstrukturen sind, desto größer der Hebel, den unsere Agenten bieten.

Einen Überblick über Branchen und konkrete Kundenreferenzen finden Sie in unserer Branchenübersicht.