Wie die KOEPFER Gruppe mit KI-Agenten zusätzliche Einsparungen im Tail Spend holt

Über das Unternehmen

Die KOEPFER Gruppe mit Hauptsitz in Furtwangen im Schwarzwald ist ein führender Hersteller hochpräziser Zahnrad- und Getriebekomponenten für Automobil- und Non-Automotive-Anwendungen. Das Unternehmen betreibt eine rund 13.000 m² große Fertigungsstätte in Furtwangen mit etwa 368 Mitarbeitenden. Konzernweit umfasst die Gruppe zwischen 500 und 1.000 Beschäftigte an mehreren Standorten, darunter auch internationale Einheiten in China und Serbien. In einem von Effizienz und Margendruck geprägten Markt stand das Unternehmen im Einkauf vor der Herausforderung, mit bestehenden Ressourcen zusätzliche Einsparpotenziale zu heben – ohne zusätzliches Personal.

Die Herausforderung

Der Einkauf der KOEPFER Gruppe war mit einem klassischen Dilemma konfrontiert:

• Keine zusätzlichen Ressourcen trotz wachsender Einsparungsziele

• Angebote unterhalb einer bestimmten Wertgrenze (vertraulich) blieben aus Kapazitätsgründen unverhandelt

• Fachbereiche und BANF-Ersteller lieferten häufig nur ein Angebot mit einer BANF mit, was Vergleiche schwierig machte

• Fehlende Zeit, um relevante Verhandlungshebel pro Warengruppe zu identifizieren

Der Einkaufsleiter Marcel Schweizer erkannte früh: Im Tail Spend steckt Einsparpotenzial. Doch ohne zusätzliche Kapazitäten blieb dieses ungehoben – bis zum Einsatz eines dedizierten KI-Agenten.

Die Lösung

Ein KI-Agent wurde speziell für den Tail-Spend-Verhandlungsprozess in verschiedenen Bereichen (v.a. im Non-Production-Material (NPM) wie z.B. MRO, Dienstleistungen, und sonstige indirekte Kategorien) eingesetzt und integriert - mit drei klaren Funktionen:

1. Angebotsanalyse – Der Agent liest eingehende Angebote im BANF-Freigabeprozess ein und bewertet sie automatisch hinsichtlich Attraktivität, Preisniveau und Verhandlungspotenzial. Falls mehrere Angebote vorliegen, findet ein automatischer Vergleich inkl. Empfehlung statt - ohne manuellen Eintrag in eine Vergleichstabelle.

2. Automatisierte E-Mail-Vorlagen – Auf Basis erkannter Verhandlungshebel formuliert der Agent innerhalb von Sekunden eigenständig Best-Practice-E-Mails – fundiert, präzise, überzeugend. Diese können per Knopfdruck durch den Einkäufer bestätigt, geändert, oder anders gewichtet werden. Datenquellen zu den Hebeln, wie z.B. Vergleichsangebote oder Lieferantenhistorie, sind transparent einsehbar und verifizierbar.

3. Automatisches Tracking von Einsparungen – Der Agent erkennt bei Abgabe eines aktualisierten Angebots automatisch, ob eine Preisreduktion im Vergleich zur ursprünglichen Angebotslage oder zu historischen Preisen erzielt wurde – unabhängig davon, ob ein Vergleichsangebot vorliegt oder eine direkte Nachverhandlung erfolgt ist. Dadurch werden Einsparungen je Team, Kategorie oder Lieferant messbar, nachvollziehbar dokumentiert und automatisch gemeldet.

4. (Zukünftig) Direktversand & Angebotsvergleich – Eine kommende Ausbaustufe sieht vor, dass der Agent zusätzlich Vergleichsangebote einholt, um den Wettbewerbsgrad weiter zu steigern – alles ohne Zusatzaufwand für das Team. So können nach Einschätzung der KOEPFER Gruppe die Einsparungen nochmal signifikant gesteigert werden.