Wie ein globaler Hersteller für Material Handling mit KI-Agenten bis zu 700.000 € Einsparungspotenzial jährlich realisiert

Über das Unternehmen

Diese Case Study handelt von einem weltweit führenden Anbieter von Material Handling Lösungen mit Hauptsitz in Europa. Die Unternehmensgruppe betreibt >15 Werke weltweit und setzt auf eine zentrale Einkaufsstrategie für Produktions- und Nichtproduktionsmaterial. Im Fokus steht dabei auch der sogenannte Long Tail – also zahlreiche kleinere Lieferanten mit geringem Einkaufsvolumen, bei denen klassische Verhandlungen oft entfallen.

Die Herausforderung

• Bestehende Spend Analytics identifizieren Einsparpotenziale über proaktive Benachrichtigungen (z.B., bei Änderungen von Rohmaterialpreisen), die bislang nicht realisiert wurden.

• Über 400 C-Lieferanten mit kleinem Einkaufsvolumen (unter 50T EUR p.a.) bleiben aus Kapazitätsgründen unbearbeitet.

• Fehlende Skalierbarkeit manueller Verhandlungen trotz vorhandener Datenbasis.

• Keine standardisierte Umsetzung der identifizierten Potenziale.

• Strategischer Fokus der Einkäufer lässt keine zusätzliche Bearbeitung von C-Lieferanten zu.

• C-Lieferanten weichen bei vielen Bestellungen von verhandelten Zahlungsbedingungen oder Incoterms ab.

Die Erkenntnis: Gerade im Long Tail schlummern erhebliche Einsparpotenziale – diese lassen sich jedoch nur durch konsequente Automatisierung heben.

Die Lösung

Das Unternehmen führte gemeinsam mit Zalion einen KI-Agenten ein, um Verhandlungen mit C-Lieferanten automatisiert vorzubereiten und effizient umzusetzen – auf Basis bestehender Spend-Daten, ohne tiefe IT-Integration. Insbesondere geht es dabei um Preisanpassungen sowie Zahlungsbedingungen.

1. Identifikation von Potenzialen – Der Agent analysiert und filtert automatisch eingehende Einsparpotenziale auf Relevanz und Machbarkeit. Bei Priorisierung werden Verhandlungsansätze mithilfe einer Bibliothek aus 13 Hebeln identifiziert. Zusätzlich wird automatisiert eine potentielle Abweichung von Zahlungsbedingungen oder Incoterms hervorgehoben.

2. Vorbereitung von Verhandlungs-E-Mails – Auf Basis der Analyse generiert der Agent verhandlungsbereite E-Mail-Vorlagen, die von den Einkäufern nur noch versendet werden müssen.

3. Fokus auf unbearbeitete C-Lieferanten – Zielgerichtete Anwendung auf Lieferanten mit geringem Einkaufsvolumen, die zuvor nicht verhandelt wurden.

4. Freigabe durch den Menschen – Kein vollautomatischer Versand – Einkäufer prüfen und senden die Mails, wodurch die Akzeptanz und Sicherheit steigt sowie wertvolles Feedback gegeben werden kann.

Gut zu wissen: Der Einsatz begann in drei Pilotwerken und wird nun sukzessive auf alle 17 Werke sowie weitere Lieferantengruppen (B-Lieferanten, Nichtproduktionsmaterial) ausgedehnt – ohne zusätzliche IT-Schnittstellen oder langwierige Rollouts.